PROJETS

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 > COMMENT SOUMETTRE UN PROJET

Les projets doivent obligatoirement être soumis en format électronique et sous les formats suivants :

  • Fiche 1 : synthétique et résumée, qui contient toutes les informations qui sont nécessaires pour la compréhension du projet ; elle doit être remplie par tout le monde, de même que doivent être remises toutes les annexes qui sont prévues. FORMAT DOC
  • Fiche 2: plus analytique, elle entre dans le détail des opérations et des activités que l’on veut réaliser. Celle-ci doit être remplie pour tous les projets les plus complexes qui ont un coût total (et non pas une contribution demandée) supérieure à 40 000 euros. Dans tous les cas, Prosolidar se réserve le droit de demander la rédaction de cette fiche au cas où elle le jugerait nécessaire, même pour les projets de moins de 40 000 euros. FORMAT DOC
  • Budget: le schéma fourni peut être modifié, par exemple en insérant des lignes, pour répondre aux exigences de chaque projet, mais il faut que le contenu initial soit préservé. Il faut faire attention aux formules qui doivent être placées dans les lignes ajoutées. Le fichier contient plusieurs sections, qui doivent toutes être remplies. FORMAT EXCEL
  • Déclaration: ce document doit être rempli, signé et cacheté par le représentant légal. Une copie numérisée en format PDF doit être expédiée en même temps que les fiches de projet. Une copie papier doit être envoyée à l’adresse de la Fondation.
  • FicheProjets : fiche synthétique qui doit être remplie sur la base de la fiche 1. FORMAT DOC
  • Annexes et photos : spécifiés dans la fiche 1, elles doivent être expédiées dans un dossier à part, appelé ANNEXES, en vérifiant leur taille au préalable. Les photos doivent être au format JPG et présenter des dimensions limitées.

Il est absolument obligatoire de renommer les fichiers comme suit (pas d’une autre manière que celle qui est spécifiée) : aaaa_mm_jj - Fiche I - NOM ASSOCIATION.doc date au format aaaa mm jj nom de l’association titre de la fiche EXEMPLE 2011_03_12 –Fiche I - Emergency. doc

> COMPTE-RENDU

Documentation qui fait partie intégrante de la Convention que l’Association sera appelée à signer en même temps que Prosolidar. On invite les associations à en prendre connaissance avant de présenter un projet, de manière à avoir pleinement conscience des requêtes de la Fondation.

  • Lignes directrices Compte-rendu et documentation jointe. DDocument illustrant les modalités de compte rendu et de gestion du projet. Le fait de ne pas procéder à un compte rendu correct comme cela a été spécifié se traduira par une non-éligibilité des coûts encourus.
  • Lignes directrices Communication et Visibilité. Les indications concernant la visibilité ont été formulées afin de garantir que les projets financés par la Fondation Prosolidar affichent de manière visible le financement ayant été fourni.
  • Déclaration d'acceptation de responsabilité. Document attestant d’une prise de connaissance de toute la documentation en ce qui concerne les activités de compte rendu.
  • Dossier comprimé contenant la documentation en ce qui concerne le compte rendu et la gestion du projet (pour une prise de connaissance avant de présenter le projet à la Fondation).

Toutes les pages des Lignes directrices, une fois que le projet a été approuvé, devront être signées et envoyées sous la forme d’un ORIGINAL à la Fondation.

Parmi les diverses activités auxquelles la Fondation se réserve le droit de procéder et auxquelles les associations doivent apporter leur collaboration, figure également celle dusuivi sur les lieux, qui pourra concerner aussi bien des contrôles de type technique et comptable que des vérifications concernant la correspondance entre le projet approuvé et la réalisation concrète de celui-ci. Cette vérification pourra éventuellement être effectuée à une époque ultérieure par rapport à l’achèvement du projet, afin d’en vérifier, au fil du temps, la correspondance par rapport aux objectifs originaires. 

  • Sur une demande des associations qui entendent présenter un projet, des entrevues ou des conversations téléphoniques pourront avoir lieu en vue de fournir des informations et des précisions.
  • Les projets sont examinés par la Structure afin de vérifier, essentiellement, si les fiches de présentation ont été remplies de manière correcte et complète ; à ce stade pourra se produire une interaction avec les associations, qui vise à éclaircir certains doutes qui pourraient se présenter.
  • Une fois que l’on a vérifié leur caractère correct du point de vue formel, tous les documents se voient attribuer un code temporaire progressif afin de pouvoir les identifier et sont expédiés sous forme intégrale au Conseil.
  • Ensuite, la structure officialisera, pour la Présidence, une brève analyse de chaque projet avec ses annotations.
  • Au cours de la seconde phase, les projets sont soumis à la Présidence, qui rédige une liste en attribuant à chaque projet un jugement d’évaluation quant à son admissibilité ou non et, si nécessaire, présente une réserve pour d’éventuels approfondissements qui doivent être effectués.
  • Tous les projets sont examinés par la Présidence qui s’exprime en évaluant :
      • la nécessité, l’urgence, la gravit,é de même que le caractère singulier et exceptionnel du problème sur lequel on se propose d’intervenir
      • la capacité à atteindre les objectifs proposés
      • la durabilité au fil du temps du projet
      • l’incidence sur des secteurs bénéficiant d’une assistance limitée, notamment du point de vue économique et territorial
      • l’innovation, l’impact social et environnemental, l’efficacité
    Le choix se base sur l’impact social de l’initiative elle-même.
  • À chaque projet, on attribue un numéro progressif définitif, suivi de l’année du projet (exemple 01/2013)
  • Au cours de la dernière phase, les projets sont soumis, par la Présidence, au Conseil d’administration, un organe qui, selon les statuts, délibère quant à son financement.
  • La liste des projets approuvés sera communiquée sur le site Web
  • L’attribution des financements approuvés, sera effectuée une fois qu’une convention entre les parties aura été signée pour définir les obligations réciproques, les délais et les modalités pour le versement des sommes et tout ce qui est nécessaire pour une gestion correcte de la relation.