Documentazione che costituisce parte integrante della Convenzione che l'Associazione sarà chiamata a sottoscrivere congiuntamente a Prosolidar. Si invitano le associazioni a prenderne visione prima di presentare un progetto, in modo da essere pienamente consapevoli delle richieste della Fondazione.

• Linee guida Rendicontazione e documentazione allegata. Documento che illustra le modalità di rendicontazione e gestione del progetto. La non corretta rendicontazione secondo quanto specificato comporterà la non ammissibilità di spese sostenute.
• Linee guida Comunicazione e Visibilità. Le indicazioni relative alla visibilità sono state formulate per assicurare che i progetti finanziati dalla Fondazione Prosolidar riportino in maniera visibile il sostegno fornito.
• Dichiarazione di assunzione di responsabilità. Documento che attesta la presa visione di tutta la documentazione di rendicontazione. Questo documento deve essere compilato, firmato CON FIRMA DIGITALE ELETTRONICA dal legale rappresentante.
• Cartella compressa contenente la documentazione per la rendicontazione e gestione del progetto (per presa visione prima di presentare il progetto alla Fondazione).

Tutte le pagine delle Linee guida, una volta approvato il progetto, dovranno essere firmate CON FIRMA DIGITALE ELETTRONICA dal legale rappresentante

Tra le varie attività di controllo che la Fondazione si riserva di effettuare ed alle quali le associazioni dovranno rendersi disponibili, vi è anche quella del monitoraggio in loco che potrà riguardare sia controlli di contenuto tecnico-contabile sia verifiche circa la corrispondenza tra il progetto approvato e la concreta realizzazione dello stesso. Detto controllo potrà essere effettuato anche in tempi successivi al completamento del progetto onde verificarne, anche nel tempo, la coerenza con gli obiettivi originari.  

• Su richiesta delle associazioni che intendono presentare un progetto, potranno tenersi incontri o colloqui telefonici, volti a fornire informazioni e chiarimenti
• I progetti vengono esaminati dalla Struttura per verificare, principalmente, se le schede di presentazione siano state compilate in maniera corretta e completa; in questa fase potrà esserci un interazione con le associazioni tesa a chiarire eventuali dubbi che si possano presentare
• Una volta verificata la correttezza formale, a tutti i documenti viene dato un codice temporaneo progressivo per poterli identificare e vengono inviati in forma integrale al Consiglio.
• Successivamente la struttura formalizzerà, per la Presidenza, una sintetica analisi di ciascun progetto con proprie annotazioni
• Nella seconda fase i progetti vengono sottoposti all'esame della Presidenza che redige un elenco assegnando a ciascun progetto una valutazione circa la sua finanziabilità o meno e se necessario, una riserva per eventuali approfondimenti da effettuare
• Tutti i progetti sono esaminati dalla Presidenza che si esprime in base alla valutazione di:
  
  • • necessità, urgenza, gravità, nonché singolarità ed eccezionalità del problema sul quale si propone di intervenire
    • capacità di raggiungere gli obiettivi proposti
    • sostenibilità nel tempo del progetto
    • incidenza su settori scarsamente assistiti, anche dal punto di vista economico e territoriale
    • innovazione, impatto sociale ed ambientale, efficacia
  La scelta si basa inoltre sull’impatto sociale dell’iniziativa stessa.
• Ad ogni progetto viene assegnato un numero progressivo definitivo, seguito dall'anno di competenza del progetto (es: 01/2013)
• Nell'ultima fase i progetti vengono sottoposti, da parte della Presidenza, al Consiglio di Amministrazione Organo che, statutariamente, ne delibera l'eventuale finanziamento
• L'elenco dei progetti approvati sarà comunicato sul sito web
• L'erogazione dei finanziamenti deliberati, verrà effettuata una volta sottoscritta una convenzione tra le parti per la definizione dei reciproci obblighi, tempi e modalità per la corresponsione delle somme e quant'altro necessario per la corretta gestione del rapporto